Описи справ структурних підрозділів складаються за встановленою формою (додаток № 23,24) у двох примірниках та подаються до архіву організації не пізніше ніж через рік після завершення справ у діловодстві.
Коли складається внутрішній опис документів справи?
Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою цієї документації (Особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи тощо.
Який порядок складання та оформлення описів справ?
Правила складання опису документів
- номер;
- індекс;
- заголовок, який повинен відповідати заголовку справи;
- дату;
- кількість сторінок;
- термін зберігання;
- Примітки.